Kuinka järjestää Secret Santa -lahjanvaihto

Ennen kuin kutsut ketään, sovi kolmesta asiasta:

• Päivämäärä: Milloin lahjat vaihdetaan? Aseta selkeä takaraja, jotta kaikki voivat suunnitella.
• Budjetti: Kiinteä budjetti (esim. 20 €) poistaa kiusallisuuden ja pitää asiat reiluna. 15–30 € toimii hyvin useimmissa vapaamuotoisissa ryhmissä; toimistoissa mennään usein korkeammalle, 30–50 €.
• Muoto: Annetaanko lahjat henkilökohtaisesti, lähetetäänkö postitse vai avatanko ne videopuhelulla?

Tarvitset kunkin osallistujan nimen ja sähköpostiosoitteen. Siinä kaikki. Ei henkilökohtaisia tilejä, ei sovelluksen latauksia, Secret Santa Organizer hoitaa kaiken vain näillä kahdella kentällä henkilöä kohden.

Jos ryhmässäsi on yli 10 henkilöä, harkitse pyytäväsi osallistujia täyttämään lyhyen toivelistan. Sisäänrakennetun toivelistaominaisuuden avulla jokainen voi lisätä kohteita (linkkejä, tuotenimiä tai vapaata tekstiä), joita heidän lahjanantajansa voi selata.

Siirry osoitteeseen Secret Santa Organizer ja syötä:

1. Juhlan päivämäärä ja valinnainen sijainti
2. Ehdotettu lahjan summa
3. Henkilökohtainen viesti kutsusähköpostiin
4. Kaikkien osallistujien nimet ja sähköpostiosoitteet

Voit myös lisätä poissulkusääntöjä: esimerkiksi estääksesi pareja tai samasta tiimistä olevia kollegoita valitsemasta toisiaan.

Napsauta lähetyspainiketta. Jokainen osallistuja saa henkilökohtaisen sähköpostin, joka paljastaa vain heidän oman lahjan saajansa, kukaan muu ei näe, kuka sai kenet. Osallistujat voivat kirjautua lisätäkseen kohteita toivelistalleen tai päivittääkseen yhteystietonsa.

Järjestäjänä sinulla säilyy pääsy hallintasivulle vahvistussähköpostisi kautta, jossa voit lähettää tehtävät uudelleen, lisätä myöhäisiä osallistujia tai tehdä muutoksia ennen juhlaa.

Juhlapäivänä anna osallistujien paljastaa lahjansa. Virtuaalisille ryhmille järjestä videopuhelu, jossa kaikki avaavat lahjansa samanaikaisesti, se lisää hauskuutta.

• Aseta toivelistalle takaraja: anna lahjanantajille vähintään kaksi viikkoa aikaa selata ja ostaa.
• Lähetä muistutus: käytä järjestäjän uudelleenlähetysominaisuutta viikkoa ennen juhlaa.
• Kannusta tarkkoja toivelistan kohteita: epämääräiset listat vaikeuttavat ostamista. Kannusta osallistujia lisäämään linkkejä tai tuotenimiä.
• Harkitse teemaa: «vain kirjoja», «paikallisia elämyksiä» tai «käsintehtyjä lahjoja» lisäävät luovan rajoitteen, joka helpottaa valintaa.

Nimien vetäminen hatusta on virhealtista, joku saattaa vetää itsensä tai vahingossa nähdä toisen lapun. Verkkojärjestäjä hoitaa arvonnan automaattisesti, takaa, ettei kukaan saa itseään, ja toimittaa tehtävät yksityisesti sähköpostitse. Secret Santa Organizer on tehnyt tätä ilmaiseksi vuodesta 2012, tukien 17 kieltä ja ryhmiä yli 150 maassa.